INTERNÁ SMERNICA O PRIJÍMANÍ A VYBAVOVANÍ PODNETOV O PROTISPOLOČENSKEJ ČINNOSTI

Článok I.

Úvodné ustanovenia

1.    Spoločnosť Termostav – Mráz s.r.o., so sídlom Priemyselná 3, Košice 042 99 týmto v zmysle § 10 ods. 9 zákona č. 54/2019 Z. z. o niektorých opatreniach súvisiacich s oznamovaním protispoločenskej činnosti a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej v texte len „zákon“) vydáva túto internú smernicu o prijímaní a vybavovaní podnetov o protispoločenskej činnosti (ďalej v texte len „smernica“).

2.    Táto smernica upravuje vnútorný systém pri prijímaní a vybavovaní oznámení a podnetov podľa ustanovenia § 10 ods. 9 zákona pričom určuje podrobnosti o

            a) podávaní podnetov,

            b) preverovaní podnetov a oprávneniach zodpovednej osoby pri preverovaní podnetov,

            c) zachovaní mlčanlivosti o totožnosti osoby, ktorá podala podnet,

            d) evidovaní podnetov podľa §11 ods.1 zákona,

            e) oboznamovaní osoby, ktorá podnet podala, s výsledkom jeho pre verenia,

            f) spracúvaní osobných údajov uvedených v podnete.

3.    Táto smernica je záväzná pre všetkých zamestnancov spoločnosti Termostav – Mráz s.r.o. a predstavuje základné princípy a zásady, ktoré musí každý zamestnanec spoločnosti dodržiavať.

Článok II.

Vymedzenie základných pojmov

1.    Zamestnanec je fyzická osoba, ktorá je v pracovnoprávnom vzťahu so spoločnosťou Termostav – Mráz s.r.o..

2.    Oznamovateľom sa rozumie fyzická osoba, ktorá v dobrej viere urobí oznámenie orgánu príslušnému na prijatie oznámenia a uvedie v ňom skutočnosti, o ktorých sa dozvedela v súvislosti s výkonom svojho zamestnania, postavenia alebo funkcie, ktoré môžu závažnou mierou prispieť k objasneniu závažnej protispoločenskej činnosti alebo k zisteniu alebo usvedčeniu jej páchateľa; za oznamovateľa sa považuje aj jemu blízka osoba, ak je v pracovnoprávnom vzťahu k tomu istému zamestnávateľovi.

3.    Zodpovednou osobou sa rozumie Ing. Igor Nadzam, ktorý je v zmysle tejto smernice príslušný na prijatie a prešetrenie oznámenia. Zodpovedná osoba je priamo podriadená štatutárnemu orgánu.

4.    Oznámenie je uvedenie skutočností, o ktorých sa fyzická osoba dozvedela v súvislosti s výkonom svojho zamestnania, postavenia alebo funkcie a ktoré môžu významnou mierou prispieť k objasneniu závažnej protispoločenskej činnosti alebo k zisteniu alebo usvedčeniu jej páchateľa.

5.    Závažnou protispoločenskou činnosťou je podľa § 2 ods. 4 písm. d) zákona protiprávne konanie, ktorým je:

a)  niektorý z trestných činov poškodzovania finančných záujmov Európskych

spoločenstiev podľa ustanovenia § 261 až § 263 Trestného zákona,

b)    trestný čin machinácie pri verejnom obstarávaní a verejnej dražbe podľa § 266 Trestného zákona,

c)    niektorý z trestných činov zneužívania právomoci verejného činiteľa podľa ôsmej hlavy druhého dielu osobitnej časti Trestného zákona,

d)    niektorý z trestných činov korupcie podľa Trestného zákona (prijímanie úplatkov,podplácanie,nepriama korupcia),

e)    trestný čin, za ktorý Trestný zákon ustanovuje trest odňatia slobody s hornou hranicou trestnej sadzby prevyšujúcou tri roky, alebo

f)  správnym deliktom, za ktorý možno uložiť pokutu s hornou hranicou vo výške najmenej 50 000EUR.

6.    Podnetom sa rozumie oznámenie vrátane anonymného oznámenia, ktoré obsahuje uvedenie skutočností, o ktorých sa fyzická osoba dozvedela v súvislosti s výkonom svojho zamestnania, postavenia alebo funkcie a ktoré môžu významnou mierou prispieť k objasneniu závažnej protispoločenskej činnosti alebo zisteniu alebo usvedčeniu jej páchateľa.

7.    Anonymným podnetom sa rozumie podnet, v ktorom nie je uvedené meno, priezvisko a adresa pobytu osoby, ktorá podnet podáva.

8.    Konaním v dobrej viere sa rozumie konanie fyzickej osoby, ktorá vzhľadom na okolnosti, ktoré sú jej známe, a vedomosti, ktoré v tom čase má, je presvedčená o pravdivosti uvádzaných skutočností; v pochybnostiach sa konanie považuje za konanie v dobrej viere, kým sa nepreukáže opak.

Článok III.

Podávanie a prijímanie podnetov o protispoločenskej činnosti

1.    V prípade ak má zamestnanec podozrenie alebo vedomosť o závažnej protispoločenskej činnosti v rámci spoločnosti Termostav – Mráz s.r.o. je povinný tieto skutočnosti oznámiť zodpovednej osobe podnetom.

2.    Zamestnanec spoločnosti je oprávnený podať podnet priamo štatutárnemu orgánu spoločnosti Termostav – Mráz s.r.o. v prípade uvedenom v článku IV. ods. 11 tejto smernice.

3.    Podnet je zamestnanec oprávnený podať neanonymne alebo anonymne. Zodpovedná osoba pri neanonymných podnetoch na požiadanie písomne potvrdí podanie podnetu.

4.    Podnet musí obsahovať:

a)    presné označenie osoby, voči konaniu ktorej tento podnet smeruje (meno a priezvisko zamestnanca, pracovné zaradenie, ak sú tieto údaje oznamovateľovi známe, príp. iná charakteristika, na základe ktorej je možné osobu, proti konaniu ktorej podnet smeruje identifikovať),

b)    uvedenie skutočnosti odôvodňujúcich podanie podnetu,

c)    v prípade neanonymného podnetu uvedenie mena, priezviska a adresy trvalého pobytu oznamovateľa, príp. tel. číslo a email.

5.    Podnet je možné podať nasledujúcimi spôsobmi:

a)    poštou – na adresu Termostav – Mráz s.r.o., Priemyselná č. 3, 042 99 Košice,

b)    osobne – do podateľne spoločnosti Termostav – Mráz s.r.o., Priemyselná č. 3, 042 99 Košice,

c)    elektronickou poštou – na adresu: nadzam@termostav-mraz.sk, a to kedykoľvek 24 hodín denne,

d)    ústne – priamo zodpovednej osobe v pracovných dňoch. O podaní podnetu týmto spôsobom zodpovedná osoba vyhotoví písomne Záznam o ústnom podaní podnetu.

6.    V prípade prijatia podnetu osobou odlišnou od zodpovednej osoby, je táto osoba povinná podnet bezodkladne postúpiť zodpovednej osobe.

Článok IV.

Preverovanie podnetov a oboznamovanie oznamovateľa s výsledkom preverenia podnetu

1.    Zodpovedná osoba je povinná prijať a preveriť každý podnet do 90 dní odo dňa jeho prijatia. Túto lehotu možno predĺžiť o ďalších 30 dní s tým, že pri neanonymných podnetoch sa takéto predĺženie oznámi osobe, ktorá podala podnet s uvedením dôvodov predĺženia (pokiaľ nejde o anonymný podnet). Celková lehota preverovania podnetu nesmie presiahnuť 120 dní od jeho prijatia. Zodpovedná osoba nemôže túto lehotu predĺžiť.

2.    V prípade, že z neanonymného podnetu nie je zrejmý predmet podnetu, zodpovedná osoba vyzve oznamovateľa podnetu k odstráneniu tohto nedostatku. Zodpovedná osoba môže oznamovateľovi určiť primeranú lehotu na odstránenie nedostatku, avšak táto lehote musí sledovať lehotu podľa ods. 1 tohto článku smernice, a to tak, aby bol doplnený podnet vybavený v uvedenej lehote.

3.    V prípade, ak podnet smeruje voči konkrétnemu zamestnancovi alebo konateľovi spoločnosti Termostav – Mráz s.r.o. (ďalej v texte len „dotknutý zamestnanec“ alebo „konateľ“), zodpovedná osoba bez zbytočného odkladu oboznámi dotknutého zamestnanca alebo konateľa s obsahom podnetu a umožní sa mu vyjadriť k nemu, ako aj predložiť doklady a písomnosti súvisiace s podnetom, či poskytnúť informácie na spoľahlivé preverenie podnetu.

4.    Pri oboznamovaní dotknutého zamestnanca alebo konateľa s podnetom je zodpovedná osoba povinná dbať na zachovávanie mlčanlivosti o oznamovateľovi podnetu a jeho osobných údajov podľa aktuálneho zákona o ochrane osobných údajov. V prípade, že z informácií, ktoré sú súčasťou alebo prílohou podnetu možno vyvodiť totožnosť oznamovateľa, zodpovedná osoba s takýmito informáciami dotknutého zamestnanca alebo konateľa neoboznámi, ale vyzve ich len na uvedenie skutočnosti potrebných pre spoľahlivé preverenie podnetu.

       (Povinnosť zachovávať mlčanlivosť majú aj iní zamestnanci zamestnávateľa, korí prišli do kontaktu s takýmto podaním, napr. zamestnanci podateľne, sekretariátu, informatiky apod.)

5.    Zodpovedná osoba je oprávnená v primeranom rozsahu písomne vyzvať oznamovateľa podnetu, dotknutého zamestnanca alebo štatutárneho zástupcu na spoluprácu pri preverovaní podnetu spolu s určením primeranej lehoty na poskytnutie súčinnosti.

6.    V prípade, ak zo skutočností uvedených v podnete vyplýva, že mohol byť spáchaný trestný čin alebo správny delikt, je zodpovedná osoba povinná bezodkladne oznámiť túto skutočnosť štatutárnemu orgánu.

7.    V prípade, ak zodpovedná osoba vyhodnotí podnet ako dôvodný, je povinná predložiť štatutárnemu orgánu spoločnosti Termostav – Mráz s.r.o. na schválenie návrh opatrení voči osobe, proti konaniu ktorej podnet smeruje.

8.    V prípade, ak zodpovedná osoba vyhodnotí podnet ako nedôvodný a podaný so zlým úmyslom oznamovateľa, posudzuje sa takéto konanie oznamovateľa ako porušenie pracovnej disciplíny.

9.    Zodpovedná osoba v prípade neanonymného podnetu oboznámi oznamovateľa o výsledkoch preverenia podnetu do 10 dní od jeho preverenia, pričom v prípade, ak bol podnet dôvodný, oznámi zodpovedná osoba oznamovateľovi aj prijaté opatrenia.

10.  Výsledky preverenia neanonymného podnetu budú oznamovateľovi doručené písomne na adresu jeho pobytu alebo na emailovú adresu, ktorú uviedol v podnete.

11.  Zodpovedná osoba je vylúčená z vykonávania úkonov súvisiacich s preverovaním podnetu v prípade, ak podnet smeruje voči zodpovednej osobe. V takomto prípade je oprávnený na prevzatie a preverenie podnetu oprávnený štatutárny orgán spoločnosti Termostav – Mráz s.r.o..

Článok V.

Spracúvanie osobných údajov uvedených v podnete

1. Na účely vedenia evidencie podnetov ja zamestnávateľ oprávnený spracúvať osobné údaje uvedené v podnete v rozsahu: meno, priezvisko a adresa pobytu oznamovateľa.
2. Ďalej je zamestnávateľ oprávnený bez súhlasu dotknutej osoby spracúvať osobné údaje:

1. ktoré už boli zverejnené v súlade so zákonom na ochranu osobných údajov a boli náležite označené ako zverejnené,
2. ktorých spracúvanie je nevyhnutné na ochranu právom chránených záujmov dotknutej osoby alebo tretej strany, (najmä osobné údaje spracúvané v rámci ochrany majetku, finančných alebo iných záujmov prevádzkovateľa)  a osobné údaje na zabezpečenie bezpečnosti prevádzkovateľa prostredníctvom kamier alebo obdobných systémov; to však neplatí, ak pri takomto spracúvaní osobných údajov prevažujú základné práva a slobody dotknutej osoby, ktoré podliehajú ochrane podľa zákona na ochranu osobných údajov,
3. ide o osobitné kategórie osobných údajov, ktoré dotknutá osoba sama zverejnila alebo sú nevyhnutné pri uplatňovaní jej právneho nároku.

Článok VI.

Evidovanie podnetov

1. Zodpovedná osoba je povinná viesť evidenciu podnetov (príloha č.1) v rozsahu:

1. dátum doručenia podnetu,
2. meno, priezvisko a adresa pobytu osoby, ktorá podala podnet: ak ide o anonymný podnet, uvedie sa iba poznámka, že ide o anonymný podnet,
3. predmet podnetu,
4. výsledok preverenia podnetu,
5. dátum skončenia preverenia podnetu.

2.    Zodpovedná osoba je povinná každý prijatý podnet bezodkladne zaevidovať v evidencii podnetov pod číslom podnetu, ktorý pozostáva z poradového čísla jeho doručenia a roku doručenia.

3.    Spoločnosti Termostav – Mráz s.r.o. vedie evidenciu podnetov v rozsahu podľa ods. 1 po dobu 3 (troch) rokov.

Článok VII.

Spoločné a záverečné ustanovenia

1. Oznamovanie protispoločenskej činnosti v zmysle tejto smernice sa nepovažuje za porušenie povinnosti zamestnanca zachovávať mlčanlivosť o skutočnostiach, o ktorých sa dozvedel pri výkone zamestnania a ktoré v záujme zamestnávateľa nemožno oznamovať iným osobám v zmysle ustanovenia § 81 písm. f) zákona č. 311/2001 Z. z. Zákonníka práce a ani za porušenie povinností mlčanlivosti vyplývajúcich z osobitných predpisov.
2. Ak sa oznamovateľ domnieva, že v súvislosti s podaním podnetu bol voči nemu urobený pracovnoprávny úkon, s ktorým nesúhlasí, môže požiadať inšpektorát práce do siedmich dní odo dňa, keď sa dozvedel o pracovnoprávnom úkone o pozastavenie účinnosti tohto pracovnoprávneho úkonu.
3. Táto smernica je dostupná všetkým zamestnancom na sekretariáte a na intranete spoločnosti Termostav – Mráz s. r. o. Priemyselná 3, Košice.
4. Táto smernica nadobúda platnosť dňom podpisu a účinnosť 28.1.2026.

V Košiciach dňa 28.1.2026